¿Eres un esclavo de tu bandeja de entrada? Es hora de recuperar el control?

Cuando se trata del tiempo de oficina, no hay escasez de culpables. Desde reuniones mal administradas hasta expectativas poco claras hasta ruidosas charlas en la oficina, las distracciones están en todas partes.

Para la mayoría de los trabajadores, el correo electrónico es una fuerza especialmente destructiva. Según una investigación realizada por McKinsey, el profesional promedio gasta el 28 por ciento de su jornada laboral leyendo y respondiendo correos electrónicos. Desafortunadamente, gran parte de este tiempo es improductivo. Ha llevado a una era de sobrecarga de correo electrónico.

Tiempos desesperados requieren medidas desesperadas. La sobrecarga del correo electrónico ha provocado que muchas empresas tomen medidas radicales. Incluso ha llevado a empresas como la empresa de servicios de TI Atos y la compañía de publicidad Atomic 212 a prohibir por completo el correo electrónico interno.

Afortunadamente, hay varias formas de evitar la sobrecarga de correo electrónico en el trabajo.

1. Resistir el uso excesivo de la CC’.

Una de las principales causas de la sobrecarga del correo electrónico es el botón CC ‘, que se usa con frecuencia. A veces se usa con demasiada frecuencia. A veces se usa para socavar a los compañeros de trabajo alertando a una persona superior de alguna acción menos que favorable, como el trabajo, la conducta o la actitud que se ha revelado en un correo electrónico. Y a veces se usa para hacer alarde del trabajo.

Independientemente de la intención, el botón CC ‘a menudo conduce a la distracción y al cambio de contexto. Es importante destacar que también erosiona la confianza. La investigación realizada por David De Cremer, de la Universidad de Cambridge, encontró que los trabajadores que con mayor frecuencia envían correos electrónicos a los supervisores hacen que sus compañeros de trabajo se sientan menos confiados. Esto tiene un efecto dominó y los lleva a creer que su compañía tiene una cultura de baja confianza, lo que a su vez provoca temor y bajos niveles de seguridad psicológica.

Los trabajadores deben usar el CC ‘con moderación y solo cuando sea necesario. El CC ‘nunca debe usarse con fines maliciosos o para hacer alarde del trabajo: las reuniones en persona son salidas mucho más productivas. Si las conversaciones por correo electrónico se transforman en una plataforma de ida y vuelta, una plataforma más sincrónica como Slack o una llamada telefónica tradicional constituyen mejores alternativas.

2. Limitar el cambio de contexto.

La avalancha de correos electrónicos que llegan a nuestras bandejas de entrada nos distrae. Cuando recibimos una alerta por correo electrónico, nos apresuramos a saltar para ver qué contiene. Un estudio realizado por investigadores de la Universidad de Loughborough encontró que el 70 por ciento de todos los correos electrónicos recibidos se abren dentro de los seis segundos posteriores a su recepción.

Cuando revisamos vorazmente nuestro correo electrónico, se necesita tiempo y esfuerzo para reorientarnos a lo que estábamos haciendo antes de ser interrumpidos. Perdemos el contexto de lo que estábamos haciendo y necesitamos dedicar tiempo a retomar el rumbo. ¿Cuanto tiempo? La investigación ha demostrado que le toma un promedio de 64 segundos reanudar la tarea original.

Para evitar convertirnos en esclavos de nuestras bandejas de entrada, debemos limitar el cambio de contexto. Cierre la sesión de correo electrónico para evitar un diluvio constante de notificaciones. Revise el correo electrónico en lotes y solo durante un período de tiempo limitado cada día. Use una herramienta de comunicación sincrónica como Slack para asegurarse de que puede recibir una alerta de cualquier cosa urgente. Una herramienta de gestión del trabajo como Asana, y divulgación completa, trabajo para Asana, también ayuda en gran medida a reducir el cambio de contexto. Debido a que las conversaciones sobre el trabajo de su equipo se alojan junto con el trabajo real, no hay necesidad de cambiar de contexto para recibir notificaciones relacionadas con el trabajo.

3. Disminuir los costos de búsqueda de información.

Nuestras bandejas de entrada de correo electrónico son un desorientador desorden. Los correos electrónicos a menudo carecen de contexto y no incluyen la información que necesitamos para comprender completamente los contenidos. Los correos electrónicos pueden hacer referencia a documentos que no están adjuntos. O pueden referirse a información y eventos de los que los destinatarios tienen poco o ningún conocimiento.

Cuando los correos electrónicos carecen de contexto, normalmente debemos dejar nuestras bandejas de entrada y realizar una búsqueda del tesoro para encontrar la información necesaria para procesar el correo electrónico. Esto supone un gran golpe en términos de tiempo perdido. Los trabajadores de hoy pasan casi dos horas cada día participando en este tipo de recopilación y búsqueda de información, según la investigación de McKinsey.

Reducir los costos de búsqueda de información debe ser priorizado. La información de la compañía se puede alojar en un recurso centralizado que es fácil de buscar y está bien organizado. Deben enfatizarse las herramientas de colaboración de documentos en tiempo real, como Google Apps y las plataformas de administración del trabajo, donde las conversaciones se insertan junto con el trabajo real. Si se usa el correo electrónico, los correos electrónicos deben estar integrados con enlaces que hagan referencia a tareas relevantes, proyectos e información importante de la empresa, lo que a su vez limita los costos de búsqueda.

El correo electrónico fue diseñado para transmitir mensajes cortos, no para hacer el trabajo. Es una herramienta anticuada a la que las organizaciones se han adherido al azar durante décadas. Nuestras organizaciones están experimentando un cambio rápido. ¿Por qué no deberían seguir nuestros métodos de comunicación y colaboración? Hace mucho tiempo que las organizaciones y sus trabajadores ponen la productividad en un pedestal y se oponen a la sobrecarga del correo electrónico.

 

Fuente: inc.com