En una reunión casi siempre tomamos notas. Por las dudas, dejamos inmortalizados en una libreta, en un cuaderno, en una hoja improvisada, lo que creemos destacado de cada cita que tenemos. El problema es que seguramente, en diversas ocasiones, nos pasa que anotamos demasiado, incluso oraciones textuales o dejamos asentadas impresiones personales, o directamente hacemos todo lo contrario: tomamos apuntes de palabras sueltas.

Como es muy difícil –por no decir imposible- acordarnos de todo lo que suceda en una reunión, tal como lo hacen los mozos de antaño, es vital que escribamos (o tipiemos) solo los puntos relevantes de una manera efectiva y eficiente, por ejemplo, a través de la utilización de viñetas o números.

Compartimos cuatro consejos para tener en cuenta a la hora de tomar notas en reuniones de Jason Shah, fundador y CEO de la consultora Do:

  1. Asegurate que las responsabilidades de todos los presentes estén claras

Además de tomar nota sobre los puntos que se charlan, debés marcar (por qué no, con distinto color) qué persona se hará cargo de llevar a efecto tal responsabilidad. Es decir, escribir los responsables de la acción correspondiente. De esa manera, se evitan las zonas grises y las confusiones en relación a quién le toca hacer qué cosa.

A la hora de realizar minutas de las reuniones también es importante señalar los temas de los cuáles se hablaron y se cerraron en esa misma reunión. Eso traerá luz a la hora de volver a revisar las notas y si luego compartís esas notas con compañeros que no estuvieron presentes.

  1. Prepará un template

Creá un template básico para las minutas de tus reuniones.  Ya sabés que hay reuniones mensuales, quincenales -¡hasta semanales!- y muchas veces estas duran más de una hora. Optimizá tus tiempos y prepará distintos templates para tus reuniones.

Pensá en los temas que vas a tocar en cada junta y tomá eso en cuenta para su diseño. No te olvides de poner la fecha, el horario, los asistentes de esa reunión, quién la lideró, qué planes a futuro tomaron, responsables, etc.

  1. Anticipate y hablá con el organizador antes de cada reunión

Estar bien preparado puede marcar una diferencia (especialmente en la duración de la reunión). Lo ideal es que puedas hablar con el que pidió la reunión para saber un poco más a fondo de qué se va a tratar, quiénes serán los participantes, y que tópicos se pondrán sobre la mesa. De esta forma, evitás que te agarren con la guardia baja.

  1. Conclusiones

No te olvides que no es necesario grabar las reuniones con tu Smartphone. Tu plan debería ser armar un plano general de lo que fue la reunión y simplificarte (y simplificarle) la vida a tus compañeros. Para eso, las notas las debés tomar durante la reunión y no después, no vaya a ser que te olvides de un punto clave.

Mantenete imparcial en las notas, dejá por fuera tus opiniones personales, y anticípate a los puntos que se tratarán. Si algo necesita clarificación, siempre podés recurrir al organizador para que te de la pieza faltante del rompecabezas.

 

Fuente: trabajocomoquiero.staples.com.ar