Gestionar una empresa de forma remota significa que necesita apoyarte en un software en el que pueda confiar. Aquí están las tres herramientas que mi empresa no podría prescindir.

El software comercial es tan increíble y abundante en estos días que el gran volumen de herramientas puede resultar abrumador, especialmente para las empresas que se ejecutan de forma remota.

Una rápida búsqueda en Google del “mejor software de gestión de proyectos para equipos remotos” arroja 251,000 resultados. Debe tener en cuenta algunas cosas antes de comenzar a elegir el software, o terminará en una cacería de animales salvajes o con características costosas que no utilizará.

Primero, cuantas menos aplicaciones, mejor. Si bien es posible tener las mejores herramientas a medida para cada uno de sus procesos de negocios, la curva de aprendizaje, las contraseñas múltiples, la confusión y el costo generalmente no justifican funciones adicionales. Obviamente, para procesos realmente básicos, no se comprometa. Para todo lo demás, intente reducir la complejidad a favor de la simplicidad.

En segundo lugar, estar dispuesto a pagar por un buen software. Sí, toneladas de software por ahí es gratis o barato. Sin embargo, el dicho “si no sabe qué es el producto, usted es el producto” también se aplica al software de estilo freemium.

Finalmente, no importa qué software esté utilizando para su equipo, asegúrese de que la privacidad de los datos y los estándares de seguridad sean a prueba de balas, incluso si gasta un poco más para hacerlo.

Con base en diez años de funcionamiento de un negocio en línea del 100%, aquí hay tres tipos de software (y mis selecciones para cada uno) que necesita para administrar una pequeña empresa remota.

1. Software de gestión de proyectos y colaboración interna.

Para la gestión de proyectos y la colaboración interna, mi empresa utiliza una herramienta llamada Podio. Podio ofrece gestión de proyectos y chat, pero muchas empresas lo separan y utilizan una herramienta de colaboración (como Slack) y una herramienta de gestión de proyectos (como Trello, Asana o Basecamp).

El software que utiliza mi empresa se configura con espacios de trabajo con acceso para diferentes miembros del equipo, y luego utilizamos aplicaciones preconfiguradas para la gestión de proyectos, el seguimiento de candidatos, la gestión de reuniones y más. Como nuestro software tiene chat incorporado como parte de la herramienta de gestión de proyectos, mi equipo esencialmente vive en Podio.

Mi fuerte sugerencia para los equipos remotos es buscar una herramienta que reemplace al correo electrónico. Mi empresa es un lugar de trabajo interno sin correo electrónico. Esta configuración permite a mi equipo ver todo lo que se perdió de la noche a la mañana sin que llegara a sus buzones de correo electrónico durante las horas no laborables, lo que ayuda a que el equipo se cierre completamente en una oficina global que nunca duerme.

2. Almacenamiento de archivos con los más altos estándares de seguridad de datos.

Tener una solución de almacenamiento de archivos en la que pueda confiar es crucial para ejecutar un negocio remoto. Hay algunos jugadores importantes en este mercado, a saber, Box y Dropbox. La razón por la que elegimos Box es que funciona bien para la colaboración del cliente y también para uso interno, por lo que nos permite usar un sistema para ambos.

Elija lo que elija, asegúrese de prestar mucha atención a la seguridad y privacidad de los datos. Google docs es gratis, pero la idea de que Google pueda escanear sus archivos privados para venderle a usted se siente como un intercambio peligroso. Preferimos pagar y conservar todos los derechos sobre nuestros datos confidenciales.

3. Una herramienta de contabilidad que utilizará.

En los últimos 10 años, he cambiado entre Xero y QuickBooks tres veces por separado. El escenario es siempre el mismo: el equipo está usando Xero y está contento con el conjunto limitado pero fácil de usar de las funciones que ofrece. Luego, aparece un nuevo tenedor de libros y nos cuenta cómo es QuickBooks, repleto de funciones, y mi equipo cambia por más campanas y silbidos.

Por lo tanto, aprenda de nuestros errores: obtenga una herramienta de contabilidad que su equipo esté feliz de usar, que proporcione las características mínimas viables en lugar de todo lo que pueda desear. Tener una herramienta simple y directa significa que el equipo siempre está en la misma página con los presupuestos, y la obtención de informes no es particularmente difícil ni confusa. Para otras empresas, Quickbooks también es una excelente alternativa, según su opinión de la interfaz de usuario y las funciones necesarias. La clave es encontrar una herramienta con la que se sienta cómodo para la contabilidad, ya que puede ser un poco desalentador para muchas empresas.

Estas no son las únicas herramientas que usa mi compañía remota, por supuesto. Sin embargo, solo estas tres herramientas son un gran comienzo para cualquier empresa interesada en operar de forma remota. Están muy lejos de los sistemas de años anteriores que prácticamente se mantenían unidos con goma de mascar y cuerdas. Ahora, el software para equipos remotos es robusto, rico en funciones y tiene un precio razonable. La clave es elegir un puñado de herramientas y reducir solo los componentes de software que beneficiarán más a su empresa.

 

Fuente: inc.com